Целесообразность организации представительств

          Организация представительств иностранных компаний именно в Чешской Республике имеет несколько преимуществ, а именно: 
          1.   Чешская Республика имеет очень выгодное географическое (имеется ввиду в Европе) расположение. 
          2.   В Чешской Республике, и особенно в городе Прага, зарегистрированы и расположены представительства практически всех крупных компаний мирового значения. 
          3.   Стоимость организации и «эксплуатации» представительства, именно в Чехии, существенно ниже, чем в других европейских странах (без учета естественно стран Центральной и Восточной Европы). 
          4.   Потенциальные возможности иностранной компании, имеющей собственное действующее представительство, существенно возрастают. 

Условия организации и регистрации представительств

          Решение об организации представительства иностранной компании за рубежом принимается уполномоченным, на такое решение, органом (в соответствии с Уставными или Учредительными документами), иностранной компании. При регистрации представительства иностранной компании в Чешской Республике также необходимо иметь договор аренды помещений с разрешением от собственника на предоставление юридического адреса и соответственно договор аренды. Кроме того, уполномоченное лицо от иностранной компании должно иметь доверенность на право регистрации представительства. Все подаваемые на регистрацию документы должны быть переведены на чешский язык и заверены нотариально. 
          Особенностью условия регистрации любого юридического лица в Чешской Республике есть необходимость назначения ответственного лица (еднателя) юридического лица который, как правило, должен быть гражданином Чехии. 

Статус, цели и задачи представительства

1. Представительство является юридическим лицом (т.е. резидентом страны пребывания) Чешской Республики (далее ЧР) и регистрируется как организачни сложка (organizačni složka). Представительство не имеет своего Устава (и соответственно уставного фонда), и может действовать на основании Положения о Представительстве иностранной компании (далее Положение).
2. Представительство, после регистрации, заносится в Торговый реестр ЧР и как субъект права ЧР имеет: право на ведение хозяйственной и иной деятельности; собственные: печать, штампы; счета в банках; собственные реквизиты; фирменные бланки и т.д.
3. Представительство иностранной компании, как правило, создается с целью:

• представлять интересы иностранной компании, проводить маркетинг и другие действия в интересах первой;
• изучения концепции и тактики деятельности компаний-конкурентов и их представительств;
• продвижения продукции, товаров и услуг, производимых и предоставляемых иностранной компании на рынки Европы;
• организации производства и предоставления услуг иностранной компанией, в стране регистрации представительства и странах Европы.    

Задачи представительства:

• представлять интересы иностранной компании в Чешской Республике и Европе в рамках прав, задач и полномочий предоставленных первой;
• организовывать и способствовать проведению сертификации продукции, сырья и материалов иностранной компании в Чешской Республике и странах Европы;
• искать потенциальных партнеров иностранной компании, устанавливать с ними деловые отношения и осуществлять сотрудничество;
• принимать, готовить (осуществлять перевод текстов отношений и заявок на язык деловодства иностранной компании) и передавать иностранной компании деловые, коммерческие и иные предложения по сырью, материалам, оборудованию и комплектующим, которые необходимы иностранной компании;
• осуществлять рекламно-информационную и иную пропагандистскую деятельность с целью продвижения продукции иностранной компании на рынки Чешской Республики и Европы;
• вести статистику и регулярно проводить (для иностранной компании) текущей анализ рынка продукции товаров и услуг, которые предлагаются, аналогичными иностранной компании, производителями;
• организовывать, обеспечивать пребывание и способствовать эффективной работе в Чешской Республике и Европе специалистов и сотрудников иностранной компании (находящихся в Чешской Республике и/или Европе по служебным делам иностранной компании).

Права, компетенция и география деятельности представительства

1. Представительство имеет право представлять интересы и действовать в Чешской Республике и Европе от имени (и по поручению) иностранной компании, в рамках полномочий, предоставляемых последней.
2. Иностранная компания имеет право дополнять, изменять и полностью или частично отозвать полномочия, предоставляемые представительству по тем или иным вопросам, относящимся к компетенции представительства.
3. К компетенции представительства целесообразно отнести вопросы:

• проведения встреч и переговоров с потенциальными клиентами и партнерами иностранной компании в Чешской Республике и Европе;
• подготовки и передачи (с необходимым переводом на язык, понятный контрагенту) коммерческих предложений, запросов, сертификатов, прайс-листов и иной запрашиваемой информации от иностранной компании потенциальными клиентами и партнерами последней;
• получения от потенциальных клиентов и партнеров иностранной компании заявок (с необходимым переводом на русский язык) на покупку продукции, товаров и услуг, производимых и предоставляемых иностранной компанией;
• передачи на испытания потенциальным клиентам и партнерам иностранной компании, образцов сырья, продукции и товаров, производимых иностранной компанией;
• изучения целесообразности и возможности поставок сырья, товаров и услуг иностранной компании (в т.ч. транспортных и иных схем) в Чешскую Республику и Европу;
• информирования иностранной компании о конъюнктуре цен, условиях покупки и продажи (условия поставок, оплаты и т.д.), аналогичной иностранной компании, продукции, ставках таможенных пошлин по Чешской Республике и странам Европы, а также предоставление иных, необходимых и запрашиваемых иностранной компанией, данных;
• участия должностных лиц представительства в бизнес форумах и других мероприятиях, интересных и полезных иностранной компании, проводимых в Чешской Республике и Европе;
• подготовки предложений (темы, условия участия, стоимость и т.д.) для иностранной компании с целью участия последнего в выставках, форумах и других мероприятиях, проводимых в Чешской Республике и Европе;
• определения отношений с Посольством, Консульством и Торгово-экономической миссией Украины в Чешской Республике, а также другими институтами, службами и представительствами Украины, аккредитованными и действующими в Чешской Республике;
• установления контактов и определения отношений между иностранной компанией и торгово-экономическими миссиями Чешской Республики и стран Европы (в т.ч. торгово-экономическими палатами Чешской Республики и стран Европы);
• установление контактов и работа со средствами массовой информации Чешской Республики и Европы с целью рекламы товаров, продукции и услуг иностранной компании;
• компьютерного, технического и иного обеспечения представительства и его штатных работников и специалистов.

Принципы и механизм взаимоотношений между иностранной компанией и ее представительством

          Взаимоотношения между иностранной компанией и ее представительством целесообразно построить на следующих принципах:

• подчинения представительства иностранной компании, и соответственно, субординации руководителей обеих;
• координации действий со стороны иностранной компании по мероприятиям, которые предложены представительством и являются целесообразными и полезными, а также поддержаны (в т.ч. финансово) иностранной компанией;
• регулярной и полной отчетности представительства перед иностранной компанией.

          Механизм взаимоотношений: иностранная компания – представительство должен быть отображен в положении о представительстве. Там же целесообразно прописать вопросы материально-финансового и иного обеспечения представительства. (Для финансирования деятельности представительства за рубежом, украинским субъектам права необходимо получить индивидуальную валютную лицензию Национального банка Украины). 

          Полный перечень необходимых документов и формальностей, которые необходимо выполнить в ходе регистрации представительства в Чешской Республике можно получить дополнительно, обратившись по адресу: www.gazdagroup.com  

Украинско-чешская информационно-аналитическая служба (UCIAS)

 Подготовил Ю. Ключивский